Quel intérêt pour une entreprise d’avoir un espace de stockage d’archives sécurisé ?

L’Entreprise face à l’exigence d’un espace de stockage d’archives sécurisé

Il est capital pour le bon fonctionnement et la survie d’une entreprise, de se préoccuper de la sécurisation et de l’archivage de ses données et documents. L’archivage est une nécessité, une contrainte légale qui répond à de réelles règles économiques. En tant que tel, il ne s’entreprend pas à la légère, et répond aux normes de rangement, de classement et de conservation des différents types d’archives, à savoir les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.

Ce qu’il faut savoir sur la gestion des archives

A un moment ou à un autre, toute entreprise se trouve confronter aux impératives de classement et d’archivage des documents qu’elle produit ou qu’elle reçoit dans le cadre de son fonctionnement, et qui retracent toute l’activité économique et sociale de la structure. De nos jours où la compétitivité des entreprises s’évalue sur leur degré de réactivité, et où la disponibilité de l’information utile doit être à temps réel, un service d’archives mal structuré constituerait un sérieux handicap. Pour relever ce défi et asseoir une gestion documentaire assez efficace, les solutions d’archivage, quels que soient les supports (documents papiers, documents électroniques, documents photographiques) répondent à un triple intérêt :

  • Le classement des dossiers dits vivants : souvent conservés sur le bureau, à portée de main, dont l’utilisation est en cours, et les informations utiles disponibles au bon moment pour le fonctionnement des activités de l’entreprise ;
  • Le classement des dossiers clos : ces documents d’archives intermédiaires sont conservés dans un espace de stockage pour une durée de conservation réglementaire, au fin d’une consultation en cas de nécessité, de litige ou de contentieux ;
  • Le classement des documents à valeur historique : ils sont conservés dans les archives dites définitives et représentent des supports de l’histoire de l’entreprise.

L’organisation du classement de ces documents doit répondre à des règles spécifiques d’utilité, d’accessibilité et de sécurisation durable. Les laisser s’entasser n’importe comment et n’importe où n’est guère une solution. La stratégie du système et de la procédure d’archivage doit refléter de la rigueur, de la méthode et de la traçabilité en fonction des normes et de la réglementation en vigueur. Une bonne information au bon moment facilite le partage entre les différents collaborateurs, favorise des échanges plus fluides, des coûts maîtrisés et la notoriété de l’image de marque de l’entreprise vis-à-vis de toutes les parties prenantes.

Un espace de stockage d’archives sécurisé, pourquoi faire ?

Pour conserver de façon pérenne et sécurisée tous ses documents électroniques et physiques, une entreprise a besoin de solutions professionnelles d’archivage de documents. Si possible, elle peut faire recours à une externalisation de documents dans des infrastructures adaptées et dédiées, sur des sites certifiés et assurés avec un niveau de sécurité optimum. Cette alternative permet à l’entreprise de profiter d’une organisation optimisée, d’une économie sur les coûts de gestion, et d’un gain de productivité, tout en maintenant la traçabilité, et en assurant la disponibilité immédiate des archives. Cette solution est totalement assurée à 100% sans engagement spécifique sur contrat, avec un loyer aux modalités clairs et transparents.

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Modalité de stockage et de conservation des archives

Il existe trois modes de stockage adaptés aux différents types d’archives :

  1. La conservation en linéaire : exclusivement adaptée à des archives aux supports spéciaux, très consultées, dont l’espacement et l’agencement favorise une accessibilité immédiate aux dossiers .
  2. La conservation en conteneurs : le mode de stockage est standard, anonyme, au référencement numérique, aménagé pour des archives peu ou moyennement consultées. L’identification est souvent conçue en codes barres pour préserver l’anonymat et la confidentialité des données stockées.
  3. Les salles de conservation spécifiques : ce sont des espaces de stockage qui sont conçus sur demande, généralement soumis à un contrôle d’accès renforcé, surprotégé (caméra de surveillance, accès biométrique), dédiées à des archives particulièrement sensibles, demandant un accès restrictif.

De nombreux moyens technologiques sont mis en œuvre pour sécuriser tous ces sites de stockages, avec des équipements de détection d’intrusion qui assure un rôle de surveillance et de protection de chaque point d’entrée. On y applique souvent une politique de sûreté efficace avec la gestion stricte des badges et des habilitations. La sécurité des documents et données est prise très au sérieux avec l’utilisation des équipements anti-feu, et les meilleurs systèmes de détection et de protection incendie.

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